[lms] Re: Jak wysyłacie faktury do ludzi ?

cały art:

*Kiedy prawdziwa - wirtualna faktura?*

Pół roku temu miała rozpocząć się mała rewolucja. W życie weszło długo oczekiwane rozporządzenie regulujące kwestie wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur w postaci elektronicznej. E-faktura - bo taką nazwą ochrzczono nowy rodzaj dokumentu - miał całkowicie zmienić sposób myślenia o znanym do tej pory jedynie w wersji papierowej dokumencie. Miała, ale..

Trudno nie zauważyć, że wśród przedsiębiorców nie zapanowała gorączka używania nowego rozwiązania. Wielu z nich nawet nie wie, czym tak naprawdę jest e-faktura i czy w jakikolwiek sposób może mieć wpływ na prowadzona przez nich działalność. Wygląda na to, że prawo wyprzedziło trochę rzeczywistość, a obrót dokumentami reguluje się sam. Czy rzeczywiście tak jest, a jeśli tak, co jest powodem takiego a nie innego stanu rzeczy? Czy e-faktura może być jednak pomocna w funkcjonowaniu małych i średnich firm?

*Przede wszystkim podpis*

Przed 1 maja 2004 r., a więc przed wejściem Polski do Unii Europejskiej, faktura VAT musiała być podpisana własnoręcznie przez wystawcę i odbiorcę. Zwolnienie z tego obowiązku było sytuacją wyjątkową i dotyczyło w szczególności faktur dla odbiorców masowych. Tymczasem wcześniej, a dokładnie 15 listopada 2001 r. opublikowana została ustawa o podpisie elektronicznym. Jednym z jej głównych założeń było umożliwienie podpisywania dokumentów elektronicznych w sposób niepodważalny - w praktyce oznaczało to zrównanie bezpiecznego, gwarantowanego odpowiednimi certyfikatami podpisu elektronicznego z podpisem własnoręcznym. W momencie wejścia w życie tej regulacji zaczęły pojawiać się interpretacje, zgodnie z którymi firma dysponująca odpowiednimi urządzeniami i posiadająca certyfikat upoważniający do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego, mogła wystawiać faktury w formie elektronicznej.

Dość szybko okazało się jednak, że przepisy szczegółowe, jak również interpretacja Ministerstwa Finansów nie dopuszczają takiej formy wystawiania tego dokumentu. W jednym z numerów pisma Computerworld opisywany był nawet przypadek firmy, która bardzo boleśnie odczuła skutki zainteresowania elektroniczną formą faktury. Rozważając wprowadzenie tego rozwiązania zwróciła się do właściwego organu podatkowego z pytaniem, czy jest ono dopuszczalne. Odpowiedzią było pismo informujące o tym, że wystawiane w ten sposób faktury nie są zgodne z prawem, oraz wizyta kontrolerów skarbowych, których zadaniem było sprawdzenie czy przypadkiem firma nie wystawiała wcześniej tego typu dokumentów w wersji elektronicznej.

*Bez podpisu? Więc może mailem?*

Państwa UE dawno już doszły do wniosku, że obowiązek podpisywania faktur nie jest najlepszym rozwiązaniem. Przekonanie to przeniknęło również do polskiego prawa i z dniem 1 maja 2004 r. podpis na fakturze przestał być wymagany. Efektem było to, że wiele małych firm zaczęło wysyłać sobie faktury drogą mailową. Wystarczyło tylko np.: sporządzić dokument w formacie pdf (format ten pozwala na zachowanie wiernego wyglądu dokumentu po stronie wysyłającego i odbierającego), dodać go jako załącznik do maila i posłać do odbiorcy. Ten drukował sobie przesłany dokument i umieszczał go w swojej dokumentacji księgowej.

Cała operacja była bardzo wygodna; oszczędzała czas, pieniądze i była przy tym bardzo prosta. Ta forma przesyłania faktur cały czas cieszy się powodzeniem u osób prowadzących działalność gospodarczą, choć bywa przedmiotem kontrowersji. Jej przeciwnicy uważają, że faktura, jako dokument będący podstawą odliczeń w podatku VAT, a zatem będący obiektem szczególnego zainteresowania organów podatkowych, powinien mieć postać papierową. Najodpowiedniejszym zaś sposobem doręczenia go odbiorcy jest tradycyjna przesyłka polecona. Gwarantuje ona potwierdzenie nadania listu, jak również - jeśli zachodzi taka potrzeba - zwrotne potwierdzenie jego odbioru.

Warto zauważyć, że podobnie krytyczne stanowisko wobec przesyłania zwykłych faktur drogą elektroniczną prezentują często organy podatkowe. Jeśli kontrola wykaże, że dokument tego typu został przekazany drogą mailową - może uznać go za niedostarczony.

Konieczność istnienia faktur w postaci elektronicznej była jednak coraz wyraźniejsza. Wielu przedsiębiorców zauważyło już jakie korzyści płyną z wykorzystania w pracy komputera i internetu.

Czynnikiem, który zdopingował Polskę do uregulowania tej kwestii znów stała się Unia Europejska. Dyrektywa 2001/115/EC z 20 grudnia 2001 r. w sposób wyraźny postanawiała, że faktury mogą być wydawane albo na papierze albo - za zgodą odbiorcy faktury - w formie elektronicznej.

Rozporządzenie w tej sprawie weszło w życie w dniu 4 sierpnia 2005 r.

*Prawdziwa e-faktura*

Czym jest tak naprawdę e-faktura i jakie oferuje korzyści? Jeżeli chodzi o zawartość, e-faktura nie różni się niczym od znanych do tej pory faktur w postaci papierowej. Tak samo musi zawierać potwierdzenie dokonania sprzedaży, datę, cenę jednostkową bez podatku, etc.. Różnica dotyczy formy. E-faktura nie jest dokumentem papierowym lecz elektronicznym - choć, przy zastosowaniu odpowiedniego narzędzia może zostać wydrukowana.

Myśląc o dokumencie myślimy najczęściej o czymś co ma jakąś formę i treść. W przypadku e-faktury najważniejszy jest ten drugi element - jej podstawowym zadaniem jest zapamiętanie i transport określonych danych. Nie oznacza to oczywiście, że użytkownik widzi tylko ciągi niezrozumiałych znaków - zapisane informacje są bowiem "tłumaczone" na zrozumiały język i pokazywane w określony sposób. Dokonuje tego jednak specjalne oprogramowanie, które potrafi tworzyć e-faktury i odczytywać ich zawartość.

Podstawowymi warunkami, które zgodnie z polskim prawem musi spełniać faktura elektroniczna jest autentyczność pochodzenia oraz integralność (tj. niezmienność) danych w dokumentach przesyłanych i przechowywanych. Chodzi o to, żeby strona będąca odbiorcą e-faktury miała pewność, że jej nadawca jest autentyczny (tj., że nie została wysłana przez kogoś podszywającego się pod nadawcę), oraz, że w drodze od nadawcy dane na fakturze nie uległy zmianie. Ten ostatni warunek dotyczy również przechowywania e-faktury - jako dokument powodujący skutki podatkowe musi on być przechowywany przez pięć lat od zakończenia roku, w którym został wystawiony (w niesprzyjających okolicznościach, kiedy przerwany zostaje bieg przedawnienia, ten okres może wydłużyć się nawet do dziewięciu lat). Gdyby w tym czasie urzędnik przeprowadzający kontrolę chciał odczytać e-fakturę - musi mieć całkowitą pewność, że nie uległa ona żadnym zmianom.

Jak widać wymagania wobec elektronicznej faktury są dość mocno wyśrubowane. Aby zostały spełnione ustawodawca zdecydował się ograniczyć sposoby wystawiania i obrotu fakturami. Wśród osób zajmujących się na co dzień tą tematyką trwa spór, na ile przyjęte rozwiązanie było podyktowane rzeczywistą troską o zapewnienie e-fakturom wymienionych wyżej cech, a na ile było wynikiem skutecznego lobbingu określonych środowisk i firm zajmujących się wystawianiem certyfikatów. Nie wdając się w te rozważania warto powiedzieć jak ostatecznie wygląda opisany w prawie sposób wystawiani e-faktur.

Możliwe są tylko dwa sposoby. Pierwszy z nich opiera się na systemie "Elektronicznej Wymiany Dokumentów" (Electronic Data Interchange - w skrócie EDI) Jest to zamknięta, dedykowana tylko do celu utrzymywania kontaktów między podmiotami sieć, która umożliwia bezpieczny obieg dokumentów i danych. Firmy wpięte do tego systemu wymieniają między sobą dane w za pomocą standardowych i uzgodnionych komunikatów. Te ostatnie zawierają po prostu te same dane, które zapisane są w papierowych wersjach dokumentów. Firmy podłączone do EDI mogą używać różnego oprogramowania - istotne jest jedynie to, żeby było ono w stanie sprowadzać wprowadzone dane do zrozumiałych dla systemu komunikatów.

Drugi sposób na wystawianie e-faktur oparty jest na podpisie elektronicznym. Firma, która zamierza wystawiać e-faktury musi w pierwszej kolejności wyrobić sobie jeden lub wiele elektronicznych podpisów. Żeby tego dokonać trzeba udać się do jednego z czterech istniejących w tej chwili w Polsce centrów certyfikacyjnych, w których zarejestrować można elektroniczny podpis i zaopatrzyć się w niezbędny do jego używania sprzęt. W chwili obecnej zakup tego ostatniego to jednorazowy wydatek rzędu 300-500 PLN i coroczna opłata abonamentowa w wysokości ok. 200 PLN. Oprócz e-podpisu potrzebne będzie jeszcze oprogramowanie do wystawiania elektronicznych faktur.

System e-faktur oparty na EDI ma wiele zalet. Wśród nich jest jednak poważna wada - wymaga on podpisania przez obie strony umowy na korzystanie z systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów i zainstalowania specjalnego oprogramowania. W praktyce może to oznaczać, że to rozwiązanie nie tylko nie jest szczególnie atrakcyjne dla małych firm, ale eliminuje możliwość wystawiania faktur prywatnym odbiorcom.

Tej ostatniej wady pozbawione jest rozwiązanie z e-podpisem. Odbiorca faktur (czyli przysłowiowy Kowalski), jeśli nie jest w ogóle zainteresowany ich wystawianiem potrzebuje jedynie darmowego programu, który potwierdzi autentyczność elektronicznego podpisu i integralność dokumentu (takie funkcje posiada zresztą również większość programów pocztowych).

Umieszczanie w fakturze elektronicznego podpisu jest jednak krytykowane z innego powodu. Jak pisaliśmy wcześniej od 1 maja 2004 r. zniesiony został obowiązek podpisywania faktur. W tej sytuacji wymuszanie takiego działania przy okazji elektronicznych wersji tych dokumentów wydaje się dziwną niekonsekwencją. Autorzy rozporządzenia odpierają jednak tę krytykę, twierdząc, że e-podpis służy w tym wypadku do potwierdzenia autentyczności wystawcy faktury, oraz do weryfikacji jej niezmienności.

*Podsumowując .*

Jeśli mała firma chciałaby wystawiać e-faktury musi zdecydować się na jedno z dwóch opisanych wyżej rozwiązań. Albo przystąpi do systemu EDI (co jest raczej mało prawdopodobne - chyba, że współpracuje z dużą ilością kontrahentów i oprócz wystawiania i odbierania faktur za pomocą tego systemu zamawia również towary), albo zakupi zestaw do podpisywania dokumentów e-podpisem w jednym z czterech podmiotów certyfikujących. Ale to nie wszystko - trzeba pamiętać, że decydując się na wystawianie e-faktur firma musi być przygotowana na ich przechowywanie. Przepisy wyraźnie mówią o tym, że elektroniczne faktury nie mogą być archiwizowane w wersjach papierowych. Od momentu wystawienia, przez cały okres przechowywania (czyli jak już wspominaliśmy od pięciu do nawet dziewięciu lat) dokument musi zachować swój pierwotny format i dane. Oprócz tego sposób jego archiwizowania musi umożliwiać łatwy i ciągły dostęp dla pracowników aparatu skarbowego. W praktyce oznacza to, że firma musi zdecydować na jakim nośniku będzie przechowywać e-faktury. Niezależnie jednak od tego, czy będą to płyty, czy twarde dyski warto pamiętać, że jedno i drugie rozwiązanie nie jest stuprocentowo pewne. Płyty CD lub DVD, z których po jakimś czasie nie można odczytać danych, lub psujące się twarde dyski nie są niczym wyjątkowym.

Wystawianie elektronicznych faktur jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem - oznacza to, że firma może, ale nie musi wystawiać e-faktur. Nie dotyczy to jednak duplikatów, ani korekt tych ostatnich- jeśli faktura została wystawiona w postaci elektronicznej, ewentualne wydanie w przyszłości duplikatu lub faktury korygującej również musi odbyć się w ten sam sposób. Wyjątkiem od tej reguły są sytuacje, gdy wystawienie e-faktury z jakiś względów nie jest możliwe, ale nawet wtedy na papierowej wersji dokumentu musi znaleźć się informacja, że dotyczy on faktury elektronicznej.

*Powinno zachwycać, a nie zachwyca*

Skoro istnieją przepisy regulujące kwestie e-faktur, od dawna funkcjonuje system EDI a i uzyskanie elektronicznego podpisu nie jest wielkim problemem - dlaczego elektroniczne faktury nie wypierają z rynku dotychczasowych rozwiązań?

Trudno o jedną prostą odpowiedź. Firmy uczestniczące w systemie elektronicznej wymiany danych najszybciej przyjmują nowe rozwiązanie. Większość z nich i tak korzystała do tej pory z takiego sposobu przesyłania dokumentów, tyle, że okresowo (np. raz w miesiącu) wysyłała do swoich odbiorców dodatkowo wersje papierowe. Dla nich przyjęcie e-faktur oznacza po prostu rezygnację z tego ostatniego kroku.

Dużo gorzej sytuacja wygląda w firmach, które do wystawiania faktur potrzebują podpisu elektronicznego. Ten ostatni nadal nie jest w Polsce zbyt popularny. Co prawda koszt związany z jego uzyskaniem i utrzymywaniem nie jest może bardzo wysoki (chociaż to rzecz dyskusyjna - jednorazowy wydatek 500 PLN dla małej firmy może czasem stanowić problem - szczególnie, jeśli nie dostrzega ona w nim ewidentnych korzyści), ale w sytuacji, kiedy w miesiącu wystawia się kilka faktur, podejmowanie starań o e-podpis tylko po to, żeby móc wystawiać je w formie elektronicznej jest często postrzegane jako niepotrzebna ekstrawagancja. Sytuacja może się jednak zmienić wraz z rozwojem e-dokumentów. Jeśli właściciel firmy będzie wiedział, że cała jego korespondencja z urzędem skarbowym, ZUS-em, organami administracji samorządowej może przebiegać w formie elektronicznej - wtedy korzyści z posiadania elektronicznego podpisu będą dużo wyraźniejsze. Wtedy też tak naprawdę będzie można dopiero liczyć na upowszechnienie się stosowania e-faktur.

Innym powodem są korzyści jakie płyną z wystawiania faktur w postaci elektronicznej. Skoro od jakiegoś czasu wielu przedsiębiorców i tak radzi sobie z ich przesyłaniem drogą elektroniczną, jakie korzyści może przynieść im e-faktura? Rzeczywistym zyskiem może być powiązanie systemu e-faktur z innymi programami używanymi w firmie, np. do księgowania. W takim przypadku zaksięgowanie faktury przychodzącej od nadawcy wiązałoby się np. z jednym kliknięciem myszką. Podobnie cała operacja wyglądałaby w przypadku wystawiania i wysyłki e-faktury. Rozwiązania tego rodzaju już w Polsce istnieją, ale to od ich rozwoju w dużej mierze zależeć będzie popularność elektronicznych faktur.

*Powolna rewolucja*

Trudno dzisiaj wyrokować, czy e-faktura ma szansę stawać się coraz bardziej popularna. Można być niemal pewnym, że jeżeli chodzi o małe i średnie firmy nie nastąpi to w najbliższym czasie. Ale upowszechnienie e-dokumentów sprawi najprawdopodobniej, że również elektroniczna faktura zacznie wypierać z rynku swoją papierową poprzedniczkę. W sytuacji, gdy większość spraw jesteśmy coraz częściej w stanie załatwić "na odległość" za pomocą telefonu lub komputera podłączonego do sieci, wysyłanie faktur zwykłą pocztą jest coraz większym anachronizmem.

Ale tego co się dzieje nie sposób nazwać rewolucją. A jeśli już, to jest to jedna z najbardziej ślimaczących się rewolucji w dziedzinie informatyzacji. Byłoby dobrze, gdybyśmy za kilka lat nie okazali się jedynym członkiem Unii Europejskiej, którego obywatele grzecznie stają w ogonkach na poczcie żeby wysłać swoje faktury, czy zeznania podatkowe.

Poydrawiam GIGATM