cały art:
*Kiedy prawdziwa - wirtualna faktura?*
Pół roku temu miała rozpocząć się mała rewolucja. W życie weszło długo
oczekiwane rozporządzenie regulujące kwestie wystawiania, przechowywania
i udostępniania faktur w postaci elektronicznej. E-faktura - bo taką
nazwą ochrzczono nowy rodzaj dokumentu - miał całkowicie zmienić sposób
myślenia o znanym do tej pory jedynie w wersji papierowej dokumencie.
Miała, ale..
Trudno nie zauważyć, że wśród przedsiębiorców nie zapanowała gorączka
używania nowego rozwiązania. Wielu z nich nawet nie wie, czym tak
naprawdę jest e-faktura i czy w jakikolwiek sposób może mieć wpływ na
prowadzona przez nich działalność. Wygląda na to, że prawo wyprzedziło
trochę rzeczywistość, a obrót dokumentami reguluje się sam. Czy
rzeczywiście tak jest, a jeśli tak, co jest powodem takiego a nie innego
stanu rzeczy? Czy e-faktura może być jednak pomocna w funkcjonowaniu
małych i średnich firm?
*Przede wszystkim podpis*
Przed 1 maja 2004 r., a więc przed wejściem Polski do Unii Europejskiej,
faktura VAT musiała być podpisana własnoręcznie przez wystawcę i
odbiorcę. Zwolnienie z tego obowiązku było sytuacją wyjątkową i
dotyczyło w szczególności faktur dla odbiorców masowych. Tymczasem
wcześniej, a dokładnie 15 listopada 2001 r. opublikowana została ustawa
o podpisie elektronicznym. Jednym z jej głównych założeń było
umożliwienie podpisywania dokumentów elektronicznych w sposób
niepodważalny - w praktyce oznaczało to zrównanie bezpiecznego,
gwarantowanego odpowiednimi certyfikatami podpisu elektronicznego z
podpisem własnoręcznym. W momencie wejścia w życie tej regulacji zaczęły
pojawiać się interpretacje, zgodnie z którymi firma dysponująca
odpowiednimi urządzeniami i posiadająca certyfikat upoważniający do
składania bezpiecznego podpisu elektronicznego, mogła wystawiać faktury
w formie elektronicznej.
Dość szybko okazało się jednak, że przepisy szczegółowe, jak również
interpretacja Ministerstwa Finansów nie dopuszczają takiej formy
wystawiania tego dokumentu. W jednym z numerów pisma Computerworld
opisywany był nawet przypadek firmy, która bardzo boleśnie odczuła
skutki zainteresowania elektroniczną formą faktury. Rozważając
wprowadzenie tego rozwiązania zwróciła się do właściwego organu
podatkowego z pytaniem, czy jest ono dopuszczalne. Odpowiedzią było
pismo informujące o tym, że wystawiane w ten sposób faktury nie są
zgodne z prawem, oraz wizyta kontrolerów skarbowych, których zadaniem
było sprawdzenie czy przypadkiem firma nie wystawiała wcześniej tego
typu dokumentów w wersji elektronicznej.
*Bez podpisu? Więc może mailem?*
Państwa UE dawno już doszły do wniosku, że obowiązek podpisywania faktur
nie jest najlepszym rozwiązaniem. Przekonanie to przeniknęło również do
polskiego prawa i z dniem 1 maja 2004 r. podpis na fakturze przestał być
wymagany. Efektem było to, że wiele małych firm zaczęło wysyłać sobie
faktury drogą mailową. Wystarczyło tylko np.: sporządzić dokument w
formacie pdf (format ten pozwala na zachowanie wiernego wyglądu
dokumentu po stronie wysyłającego i odbierającego), dodać go jako
załącznik do maila i posłać do odbiorcy. Ten drukował sobie przesłany
dokument i umieszczał go w swojej dokumentacji księgowej.
Cała operacja była bardzo wygodna; oszczędzała czas, pieniądze i była
przy tym bardzo prosta. Ta forma przesyłania faktur cały czas cieszy się
powodzeniem u osób prowadzących działalność gospodarczą, choć bywa
przedmiotem kontrowersji. Jej przeciwnicy uważają, że faktura, jako
dokument będący podstawą odliczeń w podatku VAT, a zatem będący obiektem
szczególnego zainteresowania organów podatkowych, powinien mieć postać
papierową. Najodpowiedniejszym zaś sposobem doręczenia go odbiorcy jest
tradycyjna przesyłka polecona. Gwarantuje ona potwierdzenie nadania
listu, jak również - jeśli zachodzi taka potrzeba - zwrotne
potwierdzenie jego odbioru.
Warto zauważyć, że podobnie krytyczne stanowisko wobec przesyłania
zwykłych faktur drogą elektroniczną prezentują często organy podatkowe.
Jeśli kontrola wykaże, że dokument tego typu został przekazany drogą
mailową - może uznać go za niedostarczony.
Konieczność istnienia faktur w postaci elektronicznej była jednak coraz
wyraźniejsza. Wielu przedsiębiorców zauważyło już jakie korzyści płyną z
wykorzystania w pracy komputera i internetu.
Czynnikiem, który zdopingował Polskę do uregulowania tej kwestii znów
stała się Unia Europejska. Dyrektywa 2001/115/EC z 20 grudnia 2001 r. w
sposób wyraźny postanawiała, że faktury mogą być wydawane albo na
papierze albo - za zgodą odbiorcy faktury - w formie elektronicznej.
Rozporządzenie w tej sprawie weszło w życie w dniu 4 sierpnia 2005 r.
*Prawdziwa e-faktura*
Czym jest tak naprawdę e-faktura i jakie oferuje korzyści? Jeżeli chodzi
o zawartość, e-faktura nie różni się niczym od znanych do tej pory
faktur w postaci papierowej. Tak samo musi zawierać potwierdzenie
dokonania sprzedaży, datę, cenę jednostkową bez podatku, etc.. Różnica
dotyczy formy. E-faktura nie jest dokumentem papierowym lecz
elektronicznym - choć, przy zastosowaniu odpowiedniego narzędzia może
zostać wydrukowana.
Myśląc o dokumencie myślimy najczęściej o czymś co ma jakąś formę i
treść. W przypadku e-faktury najważniejszy jest ten drugi element - jej
podstawowym zadaniem jest zapamiętanie i transport określonych danych.
Nie oznacza to oczywiście, że użytkownik widzi tylko ciągi
niezrozumiałych znaków - zapisane informacje są bowiem "tłumaczone" na
zrozumiały język i pokazywane w określony sposób. Dokonuje tego jednak
specjalne oprogramowanie, które potrafi tworzyć e-faktury i odczytywać
ich zawartość.
Podstawowymi warunkami, które zgodnie z polskim prawem musi spełniać
faktura elektroniczna jest autentyczność pochodzenia oraz integralność
(tj. niezmienność) danych w dokumentach przesyłanych i przechowywanych.
Chodzi o to, żeby strona będąca odbiorcą e-faktury miała pewność, że jej
nadawca jest autentyczny (tj., że nie została wysłana przez kogoś
podszywającego się pod nadawcę), oraz, że w drodze od nadawcy dane na
fakturze nie uległy zmianie. Ten ostatni warunek dotyczy również
przechowywania e-faktury - jako dokument powodujący skutki podatkowe
musi on być przechowywany przez pięć lat od zakończenia roku, w którym
został wystawiony (w niesprzyjających okolicznościach, kiedy przerwany
zostaje bieg przedawnienia, ten okres może wydłużyć się nawet do
dziewięciu lat). Gdyby w tym czasie urzędnik przeprowadzający kontrolę
chciał odczytać e-fakturę - musi mieć całkowitą pewność, że nie uległa
ona żadnym zmianom.
Jak widać wymagania wobec elektronicznej faktury są dość mocno
wyśrubowane. Aby zostały spełnione ustawodawca zdecydował się ograniczyć
sposoby wystawiania i obrotu fakturami. Wśród osób zajmujących się na co
dzień tą tematyką trwa spór, na ile przyjęte rozwiązanie było
podyktowane rzeczywistą troską o zapewnienie e-fakturom wymienionych
wyżej cech, a na ile było wynikiem skutecznego lobbingu określonych
środowisk i firm zajmujących się wystawianiem certyfikatów. Nie wdając
się w te rozważania warto powiedzieć jak ostatecznie wygląda opisany w
prawie sposób wystawiani e-faktur.
Możliwe są tylko dwa sposoby. Pierwszy z nich opiera się na systemie
"Elektronicznej Wymiany Dokumentów" (Electronic Data Interchange - w
skrócie EDI) Jest to zamknięta, dedykowana tylko do celu utrzymywania
kontaktów między podmiotami sieć, która umożliwia bezpieczny obieg
dokumentów i danych. Firmy wpięte do tego systemu wymieniają między sobą
dane w za pomocą standardowych i uzgodnionych komunikatów. Te ostatnie
zawierają po prostu te same dane, które zapisane są w papierowych
wersjach dokumentów. Firmy podłączone do EDI mogą używać różnego
oprogramowania - istotne jest jedynie to, żeby było ono w stanie
sprowadzać wprowadzone dane do zrozumiałych dla systemu komunikatów.
Drugi sposób na wystawianie e-faktur oparty jest na podpisie
elektronicznym. Firma, która zamierza wystawiać e-faktury musi w
pierwszej kolejności wyrobić sobie jeden lub wiele elektronicznych
podpisów. Żeby tego dokonać trzeba udać się do jednego z czterech
istniejących w tej chwili w Polsce centrów certyfikacyjnych, w których
zarejestrować można elektroniczny podpis i zaopatrzyć się w niezbędny do
jego używania sprzęt. W chwili obecnej zakup tego ostatniego to
jednorazowy wydatek rzędu 300-500 PLN i coroczna opłata abonamentowa w
wysokości ok. 200 PLN. Oprócz e-podpisu potrzebne będzie jeszcze
oprogramowanie do wystawiania elektronicznych faktur.
System e-faktur oparty na EDI ma wiele zalet. Wśród nich jest jednak
poważna wada - wymaga on podpisania przez obie strony umowy na
korzystanie z systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów i zainstalowania
specjalnego oprogramowania. W praktyce może to oznaczać, że to
rozwiązanie nie tylko nie jest szczególnie atrakcyjne dla małych firm,
ale eliminuje możliwość wystawiania faktur prywatnym odbiorcom.
Tej ostatniej wady pozbawione jest rozwiązanie z e-podpisem. Odbiorca
faktur (czyli przysłowiowy Kowalski), jeśli nie jest w ogóle
zainteresowany ich wystawianiem potrzebuje jedynie darmowego programu,
który potwierdzi autentyczność elektronicznego podpisu i integralność
dokumentu (takie funkcje posiada zresztą również większość programów
pocztowych).
Umieszczanie w fakturze elektronicznego podpisu jest jednak krytykowane
z innego powodu. Jak pisaliśmy wcześniej od 1 maja 2004 r. zniesiony
został obowiązek podpisywania faktur. W tej sytuacji wymuszanie takiego
działania przy okazji elektronicznych wersji tych dokumentów wydaje się
dziwną niekonsekwencją. Autorzy rozporządzenia odpierają jednak tę
krytykę, twierdząc, że e-podpis służy w tym wypadku do potwierdzenia
autentyczności wystawcy faktury, oraz do weryfikacji jej niezmienności.
*Podsumowując .*
Jeśli mała firma chciałaby wystawiać e-faktury musi zdecydować się na
jedno z dwóch opisanych wyżej rozwiązań. Albo przystąpi do systemu EDI
(co jest raczej mało prawdopodobne - chyba, że współpracuje z dużą
ilością kontrahentów i oprócz wystawiania i odbierania faktur za pomocą
tego systemu zamawia również towary), albo zakupi zestaw do podpisywania
dokumentów e-podpisem w jednym z czterech podmiotów certyfikujących. Ale
to nie wszystko - trzeba pamiętać, że decydując się na wystawianie
e-faktur firma musi być przygotowana na ich przechowywanie. Przepisy
wyraźnie mówią o tym, że elektroniczne faktury nie mogą być
archiwizowane w wersjach papierowych. Od momentu wystawienia, przez cały
okres przechowywania (czyli jak już wspominaliśmy od pięciu do nawet
dziewięciu lat) dokument musi zachować swój pierwotny format i dane.
Oprócz tego sposób jego archiwizowania musi umożliwiać łatwy i ciągły
dostęp dla pracowników aparatu skarbowego. W praktyce oznacza to, że
firma musi zdecydować na jakim nośniku będzie przechowywać e-faktury.
Niezależnie jednak od tego, czy będą to płyty, czy twarde dyski warto
pamiętać, że jedno i drugie rozwiązanie nie jest stuprocentowo pewne.
Płyty CD lub DVD, z których po jakimś czasie nie można odczytać danych,
lub psujące się twarde dyski nie są niczym wyjątkowym.
Wystawianie elektronicznych faktur jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem
- oznacza to, że firma może, ale nie musi wystawiać e-faktur. Nie
dotyczy to jednak duplikatów, ani korekt tych ostatnich- jeśli faktura
została wystawiona w postaci elektronicznej, ewentualne wydanie w
przyszłości duplikatu lub faktury korygującej również musi odbyć się w
ten sam sposób. Wyjątkiem od tej reguły są sytuacje, gdy wystawienie
e-faktury z jakiś względów nie jest możliwe, ale nawet wtedy na
papierowej wersji dokumentu musi znaleźć się informacja, że dotyczy on
faktury elektronicznej.
*Powinno zachwycać, a nie zachwyca*
Skoro istnieją przepisy regulujące kwestie e-faktur, od dawna
funkcjonuje system EDI a i uzyskanie elektronicznego podpisu nie jest
wielkim problemem - dlaczego elektroniczne faktury nie wypierają z rynku
dotychczasowych rozwiązań?
Trudno o jedną prostą odpowiedź. Firmy uczestniczące w systemie
elektronicznej wymiany danych najszybciej przyjmują nowe rozwiązanie.
Większość z nich i tak korzystała do tej pory z takiego sposobu
przesyłania dokumentów, tyle, że okresowo (np. raz w miesiącu) wysyłała
do swoich odbiorców dodatkowo wersje papierowe. Dla nich przyjęcie
e-faktur oznacza po prostu rezygnację z tego ostatniego kroku.
Dużo gorzej sytuacja wygląda w firmach, które do wystawiania faktur
potrzebują podpisu elektronicznego. Ten ostatni nadal nie jest w Polsce
zbyt popularny. Co prawda koszt związany z jego uzyskaniem i
utrzymywaniem nie jest może bardzo wysoki (chociaż to rzecz dyskusyjna -
jednorazowy wydatek 500 PLN dla małej firmy może czasem stanowić problem
- szczególnie, jeśli nie dostrzega ona w nim ewidentnych korzyści), ale
w sytuacji, kiedy w miesiącu wystawia się kilka faktur, podejmowanie
starań o e-podpis tylko po to, żeby móc wystawiać je w formie
elektronicznej jest często postrzegane jako niepotrzebna ekstrawagancja.
Sytuacja może się jednak zmienić wraz z rozwojem e-dokumentów. Jeśli
właściciel firmy będzie wiedział, że cała jego korespondencja z urzędem
skarbowym, ZUS-em, organami administracji samorządowej może przebiegać w
formie elektronicznej - wtedy korzyści z posiadania elektronicznego
podpisu będą dużo wyraźniejsze. Wtedy też tak naprawdę będzie można
dopiero liczyć na upowszechnienie się stosowania e-faktur.
Innym powodem są korzyści jakie płyną z wystawiania faktur w postaci
elektronicznej. Skoro od jakiegoś czasu wielu przedsiębiorców i tak
radzi sobie z ich przesyłaniem drogą elektroniczną, jakie korzyści może
przynieść im e-faktura? Rzeczywistym zyskiem może być powiązanie systemu
e-faktur z innymi programami używanymi w firmie, np. do księgowania. W
takim przypadku zaksięgowanie faktury przychodzącej od nadawcy wiązałoby
się np. z jednym kliknięciem myszką. Podobnie cała operacja wyglądałaby
w przypadku wystawiania i wysyłki e-faktury. Rozwiązania tego rodzaju
już w Polsce istnieją, ale to od ich rozwoju w dużej mierze zależeć
będzie popularność elektronicznych faktur.
*Powolna rewolucja*
Trudno dzisiaj wyrokować, czy e-faktura ma szansę stawać się coraz
bardziej popularna. Można być niemal pewnym, że jeżeli chodzi o małe i
średnie firmy nie nastąpi to w najbliższym czasie. Ale upowszechnienie
e-dokumentów sprawi najprawdopodobniej, że również elektroniczna faktura
zacznie wypierać z rynku swoją papierową poprzedniczkę. W sytuacji, gdy
większość spraw jesteśmy coraz częściej w stanie załatwić "na odległość"
za pomocą telefonu lub komputera podłączonego do sieci, wysyłanie faktur
zwykłą pocztą jest coraz większym anachronizmem.
Ale tego co się dzieje nie sposób nazwać rewolucją. A jeśli już, to jest
to jedna z najbardziej ślimaczących się rewolucji w dziedzinie
informatyzacji. Byłoby dobrze, gdybyśmy za kilka lat nie okazali się
jedynym członkiem Unii Europejskiej, którego obywatele grzecznie stają w
ogonkach na poczcie żeby wysłać swoje faktury, czy zeznania podatkowe.
Poydrawiam GIGATM
